Регистрация поступивших материалов в книге учета экспонатов

Автор-составитель: Фиронова Е.А.

Основным документом учета экспонатов музея является книга учета экспонатов, в которую заносятся предметы основного и научно-вспомогательного фонда (основной – в первой части книги, вспомогательный – во второй). Книга с пронумерованными листами должна быть прошнурована и скреплена печатью и подписью директора учреждения образования, на базе которого располагается музей.

В книге содержатся следующие графы:

• Инвентарный номер по порядку.
• Дата записи.
• Время, источник и способ поступления (№ акта поступления).
• Наименование и краткое описание предметов.
• Количество.
• Материал.
• Размер или вес.
• Сохранность.
• Место хранения.
• Примечание.

В графе «Инвентарный номер по порядку» ставится порядковый номер поступившего предмета. Одновременно этот номер проставляется на самом предмете (о способах нанесения номеров будет сказано дальше). Если в фонды поступают совершенно одинаковые предметы, они заносятся в книгу учета под одним номером, а количество предметов фиксируется в отдельной графе.

В графе «Дата записи» фиксируется число, месяц и год регистрации предмета в книге.

В графе «Время, источник и способ поступления (№ акта поступления)» указывается время, когда предмет был получен; место, где он был найден. Если предмет получен от частного лица, записывается его фамилия, имя, отчество, место работы и адрес. Здесь же записывается номер акта поступления с указанием даты составления акта. В этой же графе указывается фамилия, имя, отчество того, кто принял предмет для передачи в музей.

В графе «Наименование и краткое описание предметов» записывается название предмета. Если у предмета есть местное, диалектное название, то сначала записывается местное название, а затем – общеупотребительное. Наименование предмета начинается с главного предметного слова (например, костюм мужской, часы наручные). Здесь же указывается место происхождения и назначение предмета, надписи, подписи, имеющиеся на предмете.

Для книг, рукописей, альбомов, тетрадей, документов указывается количество листов.

Описания фотографий, воспроизводящих различные события, виды местности, предметы, производственные процессы начинаются с наименования  сюжета.

Описание фотографий с групповыми изображениями включает общее наименование группы, поименное перечисление входящих в нее лиц слева направо с указанием должности (общественного положения).

Описание портретных фотографий начинается с фамилии и инициалов заснятого лица; указывается место  и время сделанного снимка (если известно); тип портрета (голова, погрудный, поясной, во весь рост и т.д.)

При описании произведений изобразительного искусства указывается автор и даты его жизни (если известно), затем краткое описание (для живописи, скульптуры – описание сюжета)

В графе «Количество» указывается количество поступивших одинаковых предметов.

В графе «Материал» указывается вид материала, из которого изготовлен предмет (бумага, дерево, керамика и т.д.).

В графе «Размер или вес» записывается длина, ширина, толщина предмета, для круглых предметов – диаметр. Для плоских предметов сначала указывается размер по вертикали, затем – по горизонтали. Вес указывается для изделий из драгметаллов и драгкамней.

В графе «Сохранность» подробно описывается материальное состояние предмета. Если никаких дефектов и повреждений нет, то сохранность обозначается словом «Полная». В случае неполной сохранности подробно описываются все дефекты и повреждения поступающих материалов.

В графе «Место хранения» указывается место, где находится в настоящее время предмет. Если описываемые материалы находятся в фондах, указывается их точное местонахождение: номер папки, номер шкафа или помещения.

Если материал находится в экспозиции, желательно указать, в какой именно витрине, на каком стенде находится тот или иной материал. Записи в этой графе производятся карандашом, с тем, чтобы при перемещении материала можно было легко их изменить.

Образец заполнения книги учета экспонатов